Para comprar por meio de um representante comercial, a sua empresa entra em contato com o representante, informa o CNPJ e explica o que precisa. Ele apresenta os produtos e as condições das empresas que representa, ajuda a montar o pedido e o encaminha à fornecedora. Em geral, quem fatura e entrega a mercadoria é a própria empresa fornecedora, não o representante.
Este guia explica cada etapa do ponto de vista de quem compra: papelarias, lojas de brinquedos, varejistas e empresas que fazem compras com CNPJ. Ao longo do texto, mostramos também como esse processo funciona no atendimento da GW Representações, que reúne mais de 20 anos de experiência em representação comercial.
O que significa comprar com um representante comercial?
Representante comercial é o profissional ou a empresa que intermedeia vendas em nome de uma ou mais empresas (fabricantes, importadoras ou fornecedoras), chamadas de representadas. Ele apresenta os produtos, negocia dentro das condições definidas pela representada e encaminha os pedidos.
Para quem compra, isso tem uma consequência prática: o representante não é uma loja e não é, necessariamente, um distribuidor. Um distribuidor ou atacadista compra a mercadoria, mantém estoque e revende com nota própria. O representante, em geral, não é dono do que oferece: ele conecta o seu negócio à empresa que vende, e é essa empresa que fatura e despacha o pedido.
Comprar com representante, portanto, é comprar da empresa fornecedora com um ponto de atendimento que conhece o portfólio, entende o perfil da sua loja e acompanha a negociação.
Como funciona a compra na prática?
Cada operação comercial tem regras próprias, mas o caminho costuma seguir as mesmas etapas. Abaixo estão o processo geral e, quando for o caso, como ele acontece no atendimento da GW.
1. Entre em contato e informe o CNPJ
No atendimento comercial da GW, as compras são realizadas por empresas com CNPJ. Por isso, o CNPJ é um dos primeiros dados solicitados: ele identifica quem está comprando, permite consultar o cadastro e é a base para a emissão da nota fiscal em nome da sua empresa. Algumas fornecedoras também pedem outros dados cadastrais, como inscrição estadual e endereço de entrega.
Logo no primeiro contato, a GW consulta o CNPJ para verificar o cadastro e a possibilidade de atendimento. Ter CNPJ é o ponto de partida, mas não significa aprovação automática: o cadastro passa por essa verificação antes de o atendimento seguir.
2. Explique o perfil e a necessidade do negócio
Antes de falar de produtos, conte ao representante como é a sua loja: segmento, público, tamanho, o que já vende bem e o que costuma faltar na prateleira. Uma papelaria perto de escolas tem necessidades diferentes de uma loja de brinquedos em shopping ou de um varejo que mantém uma pequena seção de papelaria.
Quanto mais claro esse retrato, mais objetiva fica a conversa. O representante consegue indicar o que faz sentido para o seu caso, em vez de apresentar o catálogo inteiro.
3. Conheça produtos e categorias disponíveis
Com o perfil em mãos, o representante apresenta as marcas, linhas e categorias das empresas que representa, por catálogo, tabela ou outro material, conforme a operação. É o momento de tirar dúvidas sobre itens, embalagens, quantidades por caixa e lançamentos.
Um bom atendimento comercial também ajuda a organizar o mix, identificar itens complementares e avaliar quais categorias fazem sentido para o perfil do negócio. Se quiser ter uma ideia antes do primeiro contato, veja as marcas e categorias de produtos com que a GW trabalha.
A disponibilidade de produtos e marcas pode variar conforme a operação de cada fornecedora e o cadastro de cada empresa.
4. Confira as condições comerciais
Antes de fechar o pedido, confirme as condições que valem para a sua compra: preços, pedido mínimo, forma e prazo de pagamento, frete e previsão de entrega. Algumas delas podem variar de uma representada para outra e de um cadastro para outro.
O papel do representante é deixar tudo isso claro antes da confirmação, para evitar surpresas no faturamento. Se alguma condição não estiver clara, pergunte nesta etapa.
5. Monte e confirme o pedido
Definidos os itens e as quantidades, o representante registra o pedido e o encaminha à empresa fornecedora. A partir daí, o pedido segue o fluxo da fornecedora: processamento, faturamento e envio.
Guarde o resumo do pedido, com itens, quantidades e condições combinadas. Ele ajuda a conferir a nota fiscal e a mercadoria quando chegarem.
Resumo: quem faz o quê
| Etapa | O que acontece | Responsável |
|---|---|---|
| Contato | A empresa informa o CNPJ e a necessidade | Cliente |
| Verificação | Consulta do CNPJ e da possibilidade de atendimento | Representante |
| Mix e condições | Apresentação de produtos e condições aplicáveis | Representante |
| Pedido | Escolha de itens e quantidades e confirmação | Cliente e representante |
| Faturamento | Processamento do pedido e emissão da nota fiscal | Fornecedora |
| Entrega | Envio conforme as condições do pedido | Fornecedora |
Quem emite a nota fiscal e faz o faturamento?
Este é o ponto que mais gera dúvida. Quando você compra por meio de um representante, a nota fiscal da mercadoria normalmente é emitida pela empresa fornecedora (a representada), e não pelo representante.
No atendimento da GW, é sempre assim: a GW Representações não fatura os pedidos nem emite a nota fiscal da mercadoria. A empresa fornecedora recebe e processa o pedido, realiza o faturamento conforme as suas condições e emite a documentação fiscal correspondente.
Em resumo: a GW faz o atendimento e a intermediação comercial; o faturamento é feito diretamente pela respectiva empresa fornecedora, conforme as condições aplicáveis ao pedido.
Como funcionam a entrega e o frete?
Como a fornecedora é quem fatura, normalmente é ela também quem envia a mercadoria. Nos pedidos atendidos pela GW, o envio é responsabilidade da empresa fornecedora, conforme a operação e as condições aplicáveis ao pedido. O prazo e a forma de entrega são informados durante o atendimento.
Quanto ao frete, a GW trabalha com frete CIF quando disponível. Em termos simples, no frete CIF a empresa que vende se encarrega do transporte: ela providencia o frete até o destino previsto, e a sua empresa recebe a mercadoria no endereço combinado, conforme as condições do pedido. É diferente do frete FOB, em que o comprador assume o transporte a partir da origem.
O frete CIF não vale automaticamente para todo pedido. Ele depende da disponibilidade da fornecedora e das condições daquela compra. Por isso, confirme a modalidade de frete antes de fechar o pedido.
Qual é o pedido mínimo?
Pedido mínimo é o valor mínimo de compra para que um pedido seja aceito. Cada fornecedor e cada canal de venda define o seu, então os valores variam bastante no mercado.
No atendimento da GW, o pedido mínimo é de R$ 400,00 por representada. Como cada empresa fornecedora opera de forma individual, valores de fornecedoras diferentes não se somam para atingir esse mínimo: cada representada incluída na compra precisa chegar, sozinha, a R$ 400,00.
Se a compra em alguma representada estiver perto desse valor, vale conversar com o representante sobre itens complementares daquela mesma representada antes de fechar.
A GW atende empresas em todo o Brasil?
Sim. A GW realiza atendimento comercial para empresas com CNPJ em todo o Brasil.
Isso não significa que todos os produtos, marcas e condições estejam disponíveis para qualquer CNPJ ou localidade. A disponibilidade de produtos e marcas, o frete e as condições comerciais podem variar conforme a operação de cada fornecedora, e são confirmados durante o atendimento.
Quais as vantagens do atendimento por representante?
Comprar por meio de representante não é a única forma de abastecer uma loja: há atacados, distribuidores e portais de compra das próprias fabricantes. O que muda com o representante é o tipo de atendimento.
- Um contato para várias marcas. Quando o representante trabalha com mais de uma empresa, você vê diferentes linhas e categorias conversando com uma pessoa só.
- Orientação sobre o mix. O conhecimento do portfólio ajuda a avaliar produtos, categorias e itens complementares de acordo com o perfil do negócio.
- Condições claras antes do pedido. Pedido mínimo, frete e demais condições são explicados antes da confirmação.
- Faturamento pela própria fornecedora. A nota fiscal vem da empresa que fabrica ou fornece o produto.
- Um ponto de contato contínuo. O representante acompanha o processo comercial e continua disponível para dúvidas e para as próximas compras.
Para saber mais sobre a trajetória e a forma de trabalho da empresa, conheça a GW Representações.
Como começar a comprar?
Para o primeiro atendimento, tenha em mãos:
- o CNPJ da empresa;
- a cidade e o estado onde a loja ou empresa está;
- o segmento e o perfil do negócio;
- as categorias de produtos que você procura ou quer ampliar.
Com essas informações, o representante consegue verificar o cadastro e direcionar a conversa desde o primeiro contato. Na GW, o atendimento começa pelo formulário de atendimento comercial, com nome, empresa, CNPJ, WhatsApp e cidade.
Se quiser continuar se preparando, há outros conteúdos para lojistas sobre compras e mix de produtos. Se a sua empresa procura um fornecedor para esse tipo de compra, veja também como comprar produtos da Reval no atacado.
Perguntas frequentes
Preciso ter CNPJ para comprar?
Sim. O atendimento comercial da GW é feito para empresas com CNPJ. No primeiro contato, consultamos o CNPJ para verificar o cadastro e a possibilidade de atendimento.
Qual é o pedido mínimo?
No atendimento da GW, o pedido mínimo é de R$ 400,00 por representada. Valores de fornecedoras diferentes não se somam para atingir esse mínimo.
Quem emite a nota fiscal?
A empresa fornecedora (representada). A GW Representações não fatura os pedidos nem emite a nota fiscal da mercadoria.
Como funciona o frete?
Quando disponível, o frete é CIF: a empresa fornecedora se encarrega do transporte até o destino previsto, conforme as condições do pedido. A modalidade de frete é confirmada no atendimento.
A GW atende todo o Brasil?
Sim. A GW faz atendimento comercial para empresas de todo o Brasil. A disponibilidade de produtos, marcas e condições comerciais pode variar conforme a operação de cada fornecedora.
A GW é uma loja virtual?
Não. A GW é uma empresa de representação comercial: apresenta produtos de empresas fornecedoras, orienta a escolha do mix e encaminha os pedidos. O faturamento e a entrega ficam com a fornecedora.
Como começo o atendimento?
Tenha o CNPJ em mãos e preencha o formulário de atendimento comercial ou use o botão de atendimento logo abaixo. A partir dessas informações, a GW dá sequência ao atendimento comercial para entender a sua necessidade.
